GESTION Y CALIDAD

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 Evolución de los registros al interior de las organizaciones

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HRivera



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Fecha de inscripción : 16/10/2008

MensajeTema: Evolución de los registros al interior de las organizaciones   Jue Oct 16, 2008 1:01 pm

Buenos días.

Uno de los temas que observa con mayor enfasis la auditoría externa es el de control de registros.

Nosostros en el desarrollo de nuestros procesos manejamos tipos de registro que en la medida que avanza el proceso, inicialmente son registros físicos en original y copias, que procesamos y el tráfico de las mismas tienen diferentes destinos, además muchos de estos registros una vez procesamos en nuestros sistemas de información son también registos magnéticos de bases de datos, adicionalmente en algunos documentos los digitalizamos para poder consultar posteriormente la imagen y no mever el físico y son tambien registros magnéticos de imagen.

Atendiendo lo que exige la norma en este tema donde debemos tener un procedimiento documentado que estipule controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros me gustaría aclarar que criterios debemos seguir para temas como el control de las copias y los registros magnéticos, además que se debe entender exactamente por disposición al documentar el procedimiento.

Ahora, nosotros debemos tener un documento específico del manejo de estos registros o se entiende que cuando escribo el procedimiento "ejemplo de compras" y en el mismo estipulo que hago con los registros de este procedimiento se puede entender que este es el procedimiento documentado. Es decir nosostros en cada proceso (Ej, una afiliación, un Pago, la prestación de un servicio, etc.) describimos que pasa con los registros entonces adicionalmente debo tener un procedimiento documentado específicamente para el control de los registros?.

Espero haber sido claro.

Gracias.

Henry Rivera
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