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 DISTRIBUICON Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y MANUAL ORGANIZACIONAL

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AutorMensaje
carla
Medalla de bronce
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Mensajes : 7
Fecha de inscripción : 12/06/2008

MensajeTema: DISTRIBUICON Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y MANUAL ORGANIZACIONAL   Jue Jul 10, 2008 2:42 pm

Very Happy Hola

Tengo algunas preguntas que hacer:

En la compañia en donde estoy la distribucion de documentos del sistema de calidad (documentos controlados) tales como procedimientos, manual de calidad, entre otros se realiza en papel con una leyenda de COPIA CONTROLADA y el NUMERO DE COPIA CONTROLADA esto se realiza para todos los documentos controlados distribuidos en cada area involucrada en el sistema (UNA COPIA DE CADA DOCUMENTO PARA CADA AREA), lo que ahora estoy tratando de hacer es que la misma documentacion sea distribuida de manera electronica, es decir, subir al servidor de la compañia dichos documentos en solo una copia y controlarlos mediante una matriz de notificacion de distribucion de documentos en la que se especifica lo siguiente:

MATRIZ DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Fecha de distribucion
CODIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
REVISION
FECHA DE REVISION
AREAS DE DISTRIBUCION
FIRMA DEL RESPONSABLE DEL AREA A QUIEN SE DISTRIBUYE EL DOCUMENTO

mi pregunta es: tambien estos documentos en electronico tendran que llevar la leyenda de COPIA CONTROLADA y el NUMERO DE COPIA CONTROLADA (que en el caso del servidor seria subir SOLO UNA COPIA DE CADA DOCUMENTO PARA CONSULTA DE TODOS LOS INVOLUCRADOS) o algun otro tipo de leyenda?????????

Mi otra pregunta es respecto al Manual Organizacional:
La compañia cuenta con un manual organizacional el cual nunca se ha distribuido a ninguna area, por lo que no se encuentra en la listra maestra de documentos y tampoco se encuentra en la lista de distribucion de documentos, sin embargo en la auditoria externa que se tuvo, el auditor solicito dicho manual, mi pregunta es, debo anexar a las listas anteriores el Manual Organizacional y por lo tanto distribuirlo y controlarlo???????????? de que manera debo manejar el manual organizacional
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francisc
Invitado



MensajeTema: Re: DISTRIBUICON Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y MANUAL ORGANIZACIONAL   Lun Jul 28, 2008 12:13 pm

Hola Carla,

Tu problema sobre los documentos electrónicos es interesante. Por lo que entiendo la idea es colocar una copia de los archivos originales de los documentos en un servidor para que el personal acceda a ellos para consulta.

Creo que es evidente que se trata de copias. Pienso que si las reglas de juego están bien claras en el documento respectivo (por ejemplo, Manual de la Calidad) no sería necesario marcar explicitamente cada archivo como "COPIA CONTROLADA" del archivo original, ya que por "reglas del negocio" y "necesidades técnicas" (en la distribución de los documentos por medios electrónico) los usuarios siempre accederían a una COPIA oficial del documento original. Y dado que una copia de un archivo es indistinguible de otra ¿cuándo una copia es CONTROLADA y cuando no?

Sin embargo, creo que la pregunta realmente importante es ¿qué pueden hacer los usuarios con esos archivo? Me explico, ¿pueden copiarlos, modificarlos o mejor aún, pueden imprimirlos a su antojo? La impresión no autorizada va a originar una copia NO controlada y una no conformidad inmediata, y no hablemos de la impresión de un documento modificado fuera del SGC. Se de casos dónde la colocación de los archivos de los documentos en un servidor para su libre consulta originó gran cantidad de problemas debido a prácticas no conformes con un SGC.

Saludos,
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carla
Medalla de bronce
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Mensajes : 7
Fecha de inscripción : 12/06/2008

MensajeTema: distribucion y control de documentos y manual organizacional   Lun Ago 18, 2008 5:22 pm

Lo que se pretende en la empresa en donde estoy es poner en electronico todos los documentos y yo creo que por el control de los documentos no habra tanto problema ya que es una compañia muy pequeña y se ha elaborado un documento en el que se compromete al personal a realizar solo impresiones autorizadas de dichos documentos y por lo general no se imprimen copias por lo que concluyo no se presentara mal manejo de los documentos, bajo estas restricciones si podria funcionar poner en electronico los documentos cierto?

En lo que respecta al Manual Organizacional ya lo controlo tal cual se controla el manual de calidad y como cualquier otro documento del sistema, es correcta esta manera de control para el manual organizacional?

Les agradecere mucho me ayuden a concluir este tema


saludos y gracias
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MensajeTema: Re: DISTRIBUICON Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y MANUAL ORGANIZACIONAL   Hoy a las 2:13 pm

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